- Das Tringular Team
Warum Katzenvideos wichtig sind: Kommunikation in remote arbeitenden Teams
„Ich habe ein Team in Israel viele Monate lang betreut, ich saß mit am Team-Tisch, und war voll eingebunden. Dann war ich zurück in Deutschland und hatte remote nur noch eine viertel Stunde täglich in den Dailys mit ihnen Kontakt. Wir haben unsere Kommunikation den neuen Gegebenheiten nicht angepasst und letztendlich ist die zwischenmenschliche Kommunikation zu kurz gekommen. Nach circa drei Wochen hatte unser remotes Team auch schon Sand im Getriebe…“
- Inga Thor, Geschäftsführerin Tringular GmbH
Gute Kommunikation ist ein Schlüsselfaktor, um Unternehmen erfolgreich zu machen – so weit, so selbstverständlich. Wenn die Team-Mitglieder sich missverstehen, leidet schließlich nicht nur die Produktivität, sondern auch das Firmenklima. Teams, die teilweise oder vollständig remote arbeiten, stehen dabei allerdings noch vor zusätzlichen Herausforderungen.
Ein erster Fehler ist dabei der Versuch, die Abläufe vom Team-Tisch auf Webmeetings zu übertragen. Es reicht nicht mehr aus, in 15 Minuten die Daily Standard-Fragen abzuspulen:
Was habe ich gestern und heute geschafft?
Was werde ich heute und morgen tun?
Welchen Hindernissen stehe ich gegenüber?
Sehen fördert Verstehen
Der Grund dafür ist so simpel wie offensichtlich – das tägliche Meeting ist die einzige Zeit, in der Mitglieder eines remoten Teams visuellen Kontakt zueinander haben, den Rest des Tages sehen sie sich nicht. Dieser Mangel an Unmittelbarkeit in der Kommunikation führt zu einer verlängerten Reaktionszeit. Das heißt, es fällt nicht so schnell auf, wenn jemand bedrückt ist und negative Schwingungen zwischen den Team-Mitgliedern sind schwerer zu erkennen – ein Zustand, der langfristig zu Reibungen und Fehlkommunikation führt. Darüber hinaus werden geschriebene Worte leicht missverstanden – insbesondere, wenn die Team-Mitglieder keine Emojis verwenden. Intonation, Mimik und Gestik sind für gelungene Gespräche eben nicht unerheblich. Dem können Teams beispielsweise entgegenwirken, indem sie aus dem klassischen daily „Stand-up Meeting“ ein Daily Café machen, wie von Jürgen Appelo im Buch Startup, Scaleup, Screwup beschrieben.
Das heißt konkret: das Team plant 30 Minuten für das Meeting ein, auch wenn diese 30 Minuten oft nicht ausgeschöpft werden, und schafft so Zeit für persönliche Gespräche und strategische Planung. Das macht es möglich, das Daily Café für Diskussionen zu öffnen, den persönlichen Austausch zwischen Kollegen zu fördern und so den Zusammenhalt im Team zu stärken. Operative Fragen werden dann eher über Messenger-Dienste und Organisationstools geklärt. Zusätzlich können sich einzelne Teammitglieder in Breakout Room Meetings treffen, um operative Fragen, die nur sie betreffen, separat zu besprechen. Breakout Rooms sind private Videochaträume, die der Admin einer Videokonferenz bei Zoom einrichten kann. Dabei sollen die täglichen Webmeetings natürlich produktiv bleiben. Dafür sollte das Team darauf achten, dass das eingeplante Zeitfenster eingehalten wird - denn nach einer halben Stunde nimmt die Aufmerksamkeit ab und früher oder später hört niemand mehr zu.
Mitarbeitende über Bürogrenzen hinaus integrieren
Wenn nur ein Teil des Teams remote arbeitet, ist es außerdem wichtig darauf zu achten, dass sich niemand ausgeschlossen fühlt. Remote-Mitarbeiter bekommen nämlich nicht mit, was täglich im Büro abläuft, und müssen auch auf teambildende Momente, wie den gemeinsamen Kaffee, das Gespräch auf dem Gang und den Witz zwischendurch verzichten. Sie fühlen sich so schnell außen vor. Dem kann entgegengewirkt werden, indem alle Mitarbeitenden (auch die, die im Büro nebeneinandersitzen) online am Daily teilnehmen.
Auch Working-out-loud - zum Beispiel im Slack Team-Channel - kann helfen, auswärtige Mitarbeitende in den Workflow zu integrieren. Das kann zum Beispiel durch kurze Status-Updates im gemeinsamen Slack Channel oder über einen Messenger-Dienst wie Telegram passieren. Für uns bei Tringular hat es sich außerdem bewährt, bestimmte Icons zu verwenden, um die Art der Nachricht oder den Status einer Aufgabe zu charakterisieren. Generell sollte in der Kommunikation der Spaß nicht zu kurz kommen – nicht nur, dass es die Stimmung auflockert, wenn beim Webmeeting mal die Katze auf dem Schoß sitzt oder im Team-Channel das ein oder andere Meme geteilt wird, es kreiert auch gemeinsame Geschichten und diese stärken bekanntlich jede Beziehung, auch professionelle.
Auch bei Tringular wird viel remote gearbeitet, trotz der Tatsache, dass wir alle in der gleichen Stadt leben. Um engen Kontakt zu halten, beginnen wir deswegen unsere Woche immer mit einem persönlichen Meeting, in dem die Agenda für die Woche geklärt wird. Über die Woche hinweg, bleiben wir über Telegram und unser Organisationstool Airtable in Kontakt. Working-out-loud funktioniert super über diese Tools und hilft uns dabei, den roten Faden nicht zu verlieren. Am Ende der Woche nehmen wir uns die Zeit für eine persönliche Retrospektive, die essenziell dafür ist, Missverständnisse auszuräumen und eventuellen Sand aus dem Getriebe zu schaufeln.